Mejores prácticas de cumplimiento laboral
Conozca mejores prácticas de cumplimiento laboral para reducir riesgos, ordenar procesos y respaldar decisiones de gestión en su empresa chilena hoy.
El cumplimiento laboral se parece bastante al tributario: se sostiene con rutinas aburridas y se rompe con improvisaciones puntuales.
Lo que sigue no son principios generales, sino prácticas que se pueden implementar este mes y que cambian el resultado de una fiscalización.
Una carpeta por trabajador, siempre igual
Todo lo relativo a una persona en un solo lugar y con la misma estructura para todos: contrato, anexos, liquidaciones, comprobantes de vacaciones, licencias, entrega de elementos de protección, capacitaciones y evidencia de difusión de protocolos.
El día que llegue un fiscalizador, la diferencia entre una empresa ordenada y una desordenada se nota en los primeros diez minutos.
Cuadrar la jornada tres veces
Lo pactado en el contrato, lo registrado en el control de asistencia y lo pagado en la liquidación deben coincidir. Es una revisión trimestral que toma poco tiempo y que previene la mayoría de las diferencias por horas extraordinarias.
Con la implementación gradual de la jornada de 40 horas de la Ley 21.561, esta revisión dejó de ser opcional: los contratos y turnos hay que ajustarlos en cada etapa.
Cerrar remuneraciones con fecha fija
- Definir un día de corte y respetarlo todos los meses.
- Revisar altas, bajas y cambios de contrato antes de generar la nómina.
- Cuadrar el total de la nómina contra la contabilidad antes de declarar.
- Declarar y pagar las cotizaciones dentro del plazo — día 10, o 13 si es por internet.
- Archivar el comprobante de pago junto con el de declaración.
Revisar el finiquito antes, no después
El finiquito es el documento que cierra la relación laboral, y un error en la causal, en el cálculo o en la ratificación puede reabrir todo. Conviene revisarlo con asesoría antes de la firma y verificar que las cotizaciones estén íntegramente pagadas.
Una vez firmado y ratificado correctamente, el finiquito tiene poder liberatorio respecto de lo que consta en él; mal hecho, no libera de nada.
Mantener vivos los protocolos
El reglamento interno, el protocolo de la Ley Karin y la matriz de riesgos laborales no son documentos de archivo. Se revisan al menos una vez al año, se actualizan cuando cambia la normativa o la operación, y se vuelven a difundir dejando evidencia.
Un protocolo correcto que nadie conoce cumple con la forma, pero no protege a nadie.
Preguntas frecuentes
¿Qué revisa primero un fiscalizador de la Dirección del Trabajo?
Habitualmente contratos y anexos, el registro de control de asistencia, las liquidaciones de sueldo y el pago de cotizaciones previsionales. Son documentos que deben estar disponibles en el lugar de trabajo.
¿Es obligatorio tener reglamento interno?
La obligación depende del número de trabajadores de la empresa, según lo establece el Código del Trabajo. Aun cuando no sea obligatorio, tenerlo ordena la relación laboral y facilita aplicar medidas disciplinarias de forma válida.
¿Cada cuánto conviene una auditoría laboral interna?
Al menos una vez al año, y siempre antes de un crecimiento importante de la dotación o de un cambio de sistema de turnos. Detectar una diferencia de jornada a tiempo cuesta mucho menos que pagarla retroactivamente con recargo.
